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Virtuelle Poststelle (VPS)

Zugangseröffnung für rechtsverbindliche E-Mails an die Virtuelle Poststelle des Kreises Herford
Die Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäfts- und Privatleben ist selbstverständlich und schnell. Alle Mitarbeitenden oder Organisationseinheiten der Kreisverwaltung Herford sind daher auf diesem Weg direkt für Sie erreichbar. Die elektronische Kommunikation ist aber auch mit Risiken verbunden.

Die Virtuelle Poststelle bietet Sicherheit und ermöglicht dem Kreis Herford einen besonderen technischen Empfang von signierten und verschlüsselten Nachrichten.

Für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation eröffnet der Kreis Herford den Zugang seit dem 28.12.2009 ausschließlich über die zentrale E-Mail-Adresse der Virtuellen Poststelle:

poststelle@vps.kreis-herford.de

Andere E-Mail-Anschriften (z. B. info@kreis-herford.de oder v.name@kreis-herford.de) stehen für rechtsverbindliche Erklärungen oder Dokumente ausdrücklich nicht zur Verfügung. Solche Nachrichten besitzen keine Rechtsverbindlichkeit d. h. dass diese im Zweifel keine Beweiskraft haben. Wichtig ist dies zu beachten, wenn Sie beispielsweise Formerfordernisse bei der Antragstellung einhalten sowie Fristen wahren möchten.

Ersetzen des Schriftformerfordernisses durch elektronische Verfahren
Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW in der derzeit gültigen Fassung und anderen Vorschriften) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren nur nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen eröffnet. Entsprechendes gilt im Privatrecht (§ 126a des Bürgerlichen Gesetzbuches - BGB in der derzeit gültigen Fassung).

Eine gesetzlich vorgesehene Schriftform (mit eigenhändiger Unterschrift) kann in vielen Fällen durch die „elektronische Form“ ersetzt werden. Sie ist von der allgemeinen elektronischen Form zu unterscheiden. Verlangt wird hierfür eine „qualifizierte elektronische Signatur“, die vor Fälschungen geschützt ist. Eine solche Nachricht ist Ihnen als Person zuzuordnen und nicht unbemerkt veränderbar.

Mithilfe eines privaten Signaturschlüssels (Chipkarte) und einem dazugehörigen Kartenlesegerät sowie einer PIN-Nummer lässt sich die Signatur erstellen. Aus dem gesamten elektronischen Dokument wird ein einmaliger Zahlenwert gebildet (sog. „Hash-Wert“). Ein dazugehöriger öffentlicher Schlüssel ermöglicht die Zuordnung und Überprüfung der Echtheit.

Die Variante der qualifizierten elektronischen Signatur hat sich in der Breite der Bevölkerung bisher nicht durchgesetzt und wird häufig nur professionell genutzt. Sie können auch jetzt vertrauliche Nachrichten verschlüsseln und an die Virtuelle Poststelle senden. E-Mail-Inhalte und -Anhänge geraten so nicht in die Hände von Unbefugten.

Die Antworten des Kreises Herford entsprechen Ihrer gewählten Form. Falls Sie rechtsverbindliche Antworten erwarten, teilen Sie dies bitte ausdrücklich mit. Wenn die förmliche Zustellung z. B. durch die Post mit Zustellungsurkunde erfolgen sollte, werden Sie hierüber vorab elektronisch informiert. Sie können jederzeit Antworten auf dem Postweg wünschen. Etwas anderes gilt nur wenn auf Grund einer Rechtsvorschrift ein Verfahren auf Ihr Verlangen in elektronischer Form abgewickelt wird.

Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

Signatur
Der Kreis Herford kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

  • Deutsche Telekom AG, Produktzentrum Telesec
  • Bundesnotarkammer
  • DATEV eG Zertifizierungsstelle
  • D-Trust GmbH (einschl. Chamber-Sign und Secoda)
  • TC Trust Center GmbH
  • DGB Deutsches Gesundheitsnetz Service GmbH
  • Deutscher Sparkassenverlag GmbH, Geschäftsfeld S-Trust

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht prüfen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt.

Verschlüsselung
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens des Kreises Herford
unterstützt.

  • S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten Öffentlichen Schlüssel.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens des Kreises Herford über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Öffentlicher Schlüssel des Kreises Herford für das Postfach der Virtuellen Poststelle
Installieren Sie diese Datei bitte in den Zertifikatsspeicher Ihres E-Mail-Programms, um verschlüsselt mit dem Kreis Herford E-Mails austauschen zu können. Bitte beachten Sie, dass die Übermittlung der Daten nur dann verschlüsselt erfolgt, wenn Sie ebenfalls über ein Zertifikat zur Verschlüsselung Ihrer E-Mail-Kommunikation verfügen. Ihr öffentlicher Schlüssel wird automatisch an den Kreis Herford übermittelt, wenn Sie selbst über ein Zertifikat zur E-Mail-Verschlüsselung verfügen, dieses in Ihrem E-Mail-Programm installiert haben und nach Import des öffentlichen Schlüssels des Kreises Herford in Ihr E-Mail-Programm die Verschlüsselung einer E-Mail an die Adresse poststelle@vps.kreis-herford.de auswählen.

Der Kreis Herford verwaltet (speichert) Ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifikatsspeicher. Sie erhalten dann automatisch ebenfalls verschlüsselte E-Mails an die von Ihnen angegebene Zugangsadresse (Ihre E-Mail-Adresse).

Dateigröße
Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 50 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Dateianhänge und Dateiformate
Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an den Kreis Herford versenden, so beachten Sie bitte, dass der Kreis Herford nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen nutzen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

  • Adobe Acrobat (.pdf)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Textdateien im Format ASC II (.txt)
  • Microsoft Word bis Version (.docx)
  • Microsoft Excel bis Version (.xlsx)
  • Microsoft Powerpoint bis Version (.pps/pptx, ppsx)
  • Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
  • Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)
  • Komprimierte Dateien(.zip)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kreises Herford zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre E-Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich – laufend aktualisiert wird.

Sonstige Hinweise
Ist Ihre E-Mail nicht bearbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann beispielsweise durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit dem Kreis Herford und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten wie beispielsweise anderen Behörden oder Institutionen.

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, können Sie sich selbstverständlich papiergebunden an den Kreis Herford wenden.
Stand: 20.08.2015