Elektronische Kommunikation
Der Kreis Herford bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung.
Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift).
Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.
Nach allgemeinen Grundsätzen sowie den §§ 126a und 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Mit der Einrichtung einer virtuellen Poststelle (VPS), einer zentralen De-Mail Eingangsadresse und einem besonderen Behördenpostfach (beBPo) bietet Ihnen der Kreis Herford Möglichkeiten zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge. Für alle anderen Wege wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Dies bedeutet beispielsweise, dass Sie über andere Zugangswege keine Anträge rechtsverbindlich stellen können oder keine Fristen gewahrt werden.
Für die Übersendung von elektronischen Angeboten ist zwingend das Portal der deutschen E-Vergabe (https://owl.deutsche-evergabe.de/Dashboards/Dashboard_off?BL=057) zu nutzen.
Der Kreis Herford eröffnet einen Zugang zur elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen.
Antworten und Beenden der elektronischen Kommunikation
Wir antworten Ihnen nach Möglichkeit auf dem von Ihnen gewählten Weg. Antworten können Sie ausdrücklich in Papierform wünschen. Ist Ihre Nachricht nicht bearbeitbar, informieren wir Sie darüber.
Sollten Sie Ihr Postfach für eine Angelegenheit wieder schließen, bitten wir um Mitteilung.
Formfreie elektronische Kommunikation
Anliegen, Fragen, Hinweise, Terminanfragen und dergleichen, für die keine gesetzliche Form vorgeschrieben ist, können Sie uns an die zentrale E-Mail-Adresse oder die zentrale De-Mail-Adresse senden.
Zentrale E-Mail-Adresse:
info@kreis-herford.de
Zentrale De-Mail-Adresse:
poststelle@kreis-herford.de-mail.de
Formgebundene elektronische Kommunikation
Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (z.B. Widersprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronischer Übermittlung nach dem Gesetz entweder
- mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein und an die zentrale Adresse der Virtuellen Poststelle übersandt werden oder
- per De-Mail mit Absenderbestätigung an die zentrale De-Mail-Adresse übersandt werden oder
- von Inhabern eines EGVP-Postfaches mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein und an das besondere Behördenpostfach (beBPo) des Kreises Herford übersandt werden.
Diese Formen ersetzen die gesetzlich angeordnete Schriftform (= Papierform mit eigenhändiger Unterschrift).
In Rechtssachen ist eine Kommunikation per einfacher E-Mail nicht zulässig. Dies bedeutet, Sie können keine Widersprüche und die meisten unserer Anträge nicht rechtswirksam per einfacher E-Mail einreichen.
a) Rechtswirksame elektronische Übermittlung an die Virtuelle Poststelle
Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle elektronisch an die Kreisverwaltung gesendet werden. Die für viele Behördengänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt.
Anhand einer qualifizierten elektronischen Signatur kann der Empfänger erkennen, dass das signierte Dokument tatsächlich von derjenigen Person signiert (elektronisch unterschrieben) wurde, die für die verwendete Signatur registriert ist.
Voraussetzungen:
Sie benötigen eine Signaturkarte, ein Signaturkartenlesegerät sowie eine Signaturanwendungs-Software.
Nicht zulässig ist die Signierung mit einem Pseudonym zu versehen, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüssselinhabers nicht ermöglicht (§ 3a Abs. 2 Satz 3 VwVfG NRW).
Über die Voraussetzungen zur Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur informiert die Bundesnetzagentur.
Verschlüsselung (optional):
Sie haben die Möglichkeit, Nachrichten an die Virtuellen Poststelle zu verschlüsseln. Dadurch wird verhindert, dass Nachrichten mit schutzwürdigem Inhalt von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden können.
Der Kreis Herford unterstützt nur akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren. Die Virtuelle Poststelle unterstützt das Verschlüsselungsverfahren S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions).
Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren öffentlichen Schlüssel, der Ihnen hier zum Download bereitsteht. Der Kreis Herford verwaltet (speichert) ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifikatsspeicher.
Zentrale Adresse der Virtuellen Poststelle:
Formgebundene Schreiben können Sie uns ausschließlich mit der qualifizierten elektronischen Signatur an das zentrale Postfach der Virtuellen Poststelle übermitteln: poststelle@vps.kreis-herford.de
b) Rechtswirksame elektronische Übermittlung an das De-Mail-Postfach
De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und absenderbestätigten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen.
Von einer unverschlüsselten E-Mail unterscheidet sich eine De-Mail vor allem darin, dass die Nachrichten mit einer Standard-Transportverschlüsselung versendet werden.
An den Kreis Herford gesendete De-Mails werden im System (Gateway) des kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe entschlüsselt.
Sie eignen sich daher auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern, aber vielleicht schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung mit einfachem Authentisierungsniveau. Für rechtsverbindliche Kommunikation nutzen Sie De-Mails mit Absenderbestätigung.
Weitere Informationen finden Sie auf der Seite www.de-mail.info.de
Voraussetzungen:
Für die Nutzung von De-Mail benötigen Sie ein De-Mail-Postfach bei einem akkreditierten De-Mail-Diensteanbieter.
De-Mail mit Absenderbestätigung:
Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden.
Der De-Mail-Diensteanbieter bestätigt dann die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau und versieht die Nachricht im Auftrag der Senderin oder des Senders mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur.
Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf die angehängten Dateien.
Bei Absenderbestätigten De-Mails wird die Schriftform ersetzt. Vergleiche beispielsweise die §§ 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch, 87a der Abgabenordnung.
Sie können daher über De-Mail mit Absenderbestätigung elektronisch und rechtsverbindlich mit dem Kreis Herford kommunizieren.
De-Mail mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung:
Ein Versand von Ende-zu-Ende verschlüsselten De-Mails an den Kreis Herford ist zur Zeit nicht möglich.
Ein Ende-zu-Ende-Verschlüsselungsverfahren wird über den Zugang der Virtuellen Poststelle angeboten.
Schließen des De-Mail-Postfachs:
Sollten Sie Ihr De-Mail-Postfach wieder schließen, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung, damit wir nicht weiter mit Ihnen per De-Mail kommunizieren. Senden Sie uns in diesem Fall eine E-Mail an: poststelle@kreis-herford.de-mail.de
c) Rechtswirksame elektronische Übermittlung an das besondere elektronische Behördenpostfach
Der Kreis Herford hat ein besonderes elektronisches Behördenpostfach eingerichtet. Das besondere Behördenpostfach beruht auf der bundeseinheitlichen Infrastruktur für das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach. Innerhalb dieser Infrastruktur können verschiedene Nutzer und Nutzerinnen (zum Beispiel: Anwälte und Anwältinnen, Notare und Notarinnen, Bürger und Bürgerinnen sowie Organisationen) ein absenderbestätigtes Postfach erstellen und so an der elektronischen Kommunikation teilnehmen.
Durch Nutzung des OSCI-Standards gewährleistet die Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach-Kommunikationsinfrastruktur einen sicheren und vertraulichen Nachrichtenaustausch.
Eine Kommunikation zwischen regulären Email-Adressen sowie De-Mail-Adressen und dem besonderen elektronischen Behördenpostfach der Kreisverwaltung Herford ist nicht möglich.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter www.egvp.justiz.de.
Voraussetzungen:
Für die Übermittlung eines Dokuments an das besondere Behördenpostfach benötigen Sie ein Postfach innerhalb der Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach-Kommunikationsinfrastruktur (Safe-Verzeichnis).
Zur rechtsverbindlichen Übersendung von Dokumenten mit Schriftformerfordernis (z.B. Widersprüchen) an das beBPo der Kreisverwaltung Herford, ist das Dokument zusätzlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person zu versehen.
Sie können das beBPo allerdings auch ohne qualifizierte elektronische Signatur – für die formfreie Kommunikation – nutzen und so von dem sicheren und vertraulichen Übermittlungsweg profitieren.
Adressbucheintrag:
Das besondere elektronische Behördenpostfach der Kreisverwaltung Herford finden Sie im Adressbuch unter dem Namen „Kreis Herford - Der Landrat - Kommunalverwaltung“.
Zulässige Dateiformate
Folgende Dateiformate bearbeiten wir:
- Portable Document Format (.pdf)
- JPEG File Interchange Format (.jpg oder .jpeg)
- Microsoft Excel (.xlsx)
- Microsoft Powerpoint (.pptx, .ppsx)
- Microsoft Word (.docx)
- Rich Text Format (.rtf)
- TIFF (Tagged Image File Format) (.tif)
- Textdateien im Format ASCII (.txt)
- ZIP-komprimierte Dateien (.zip)
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kreises Herford zulässig.
Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf
- 50 MB für Nachrichten an das zentrale Postfach info@kreis-herford.de
- 10 MB für Nachrichten an das De-Mail-Postfach poststelle@kreis-herford.de-mail.de
- 60 MB für Nachrichten an das besondere Behördenpostfach
begrenzt. Größere Nachrichten werden automatisch abgelehnt.
Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder in selbstextrahierende *.exe-Dateien umgewandelt wurden, können nicht verarbeitet werden.
Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen – beispielsweise Makros – enthalten. Wenn Sie dem Kreis Herford eine E-Mail mit solchen ausführbaren Dateien (zum Beispiel *.exe, *.bat) übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht.