Elektronische Kommunikation

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle elektronisch an die Kreisverwaltung gesendet werden. Die für viele Behördengänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt.

Anhand einer qualifizierten elektronischen Signatur kann der Empfänger erkennen, dass das signierte Dokument tatsächlich von derjenigen Person signiert (elektronisch unterschrieben) wurde, die für die verwendete Signatur registriert ist.

Voraussetzungen:
Sie benötigen eine Signaturkarte, ein Signaturkartenlesegerät sowie eine Signaturanwendungs-Software.

Nicht zulässig ist die Signierung mit einem Pseudonym zu versehen, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüssselinhabers nicht ermöglicht (§ 3a Abs. 2 Satz 3 VwVfG NRW).

Über die Voraussetzungen zur Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur informiert die Bundesnetzagentur.

Verschlüsselung (optional):
Sie haben die Möglichkeit, Nachrichten an die Virtuellen Poststelle zu verschlüsseln. Dadurch wird verhindert, dass Nachrichten mit schutzwürdigem Inhalt von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden können.

Der Kreis Herford unterstützt nur akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren. Die Virtuelle Poststelle unterstützt das Verschlüsselungsverfahren S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions).

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren öffentlichen Schlüssel, der Ihnen hier zum Download bereitsteht. Der Kreis Herford verwaltet (speichert) ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifikatsspeicher.

Zentrale Adresse der Virtuellen Poststelle:
Formgebundene Schreiben können Sie uns ausschließlich mit der qualifizierten elektronischen Signatur an das zentrale Postfach der Virtuellen Poststelle übermitteln: poststelle@vps.kreis-herford.de

De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und absenderbestätigten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen.

Von einer unverschlüsselten E-Mail unterscheidet sich eine De-Mail vor allem darin, dass die Nachrichten mit einer Standard-Transportverschlüsselung versendet werden.

An den Kreis Herford gesendete De-Mails werden im System (Gateway) des kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe entschlüsselt.

Sie eignen sich daher auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern, aber vielleicht schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung mit einfachem Authentisierungsniveau. Für rechtsverbindliche Kommunikation nutzen Sie De-Mails mit Absenderbestätigung.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite www.de-mail.info.de

Voraussetzungen:
Für die Nutzung von De-Mail benötigen Sie ein De-Mail-Postfach bei einem akkreditierten De-Mail-Diensteanbieter.

De-Mail mit Absenderbestätigung:
Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden.

Der De-Mail-Diensteanbieter bestätigt dann die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau und versieht die Nachricht im Auftrag der Senderin oder des Senders mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur.

Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf die angehängten Dateien.

Bei Absenderbestätigten De-Mails wird die Schriftform ersetzt. Vergleiche beispielsweise die §§ 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch, 87a der Abgabenordnung.

Sie können daher über De-Mail mit Absenderbestätigung elektronisch und rechtsverbindlich mit dem Kreis Herford kommunizieren.

De-Mail mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung:
Ein Versand von Ende-zu-Ende verschlüsselten De-Mails an den Kreis Herford ist zur Zeit nicht möglich.

Ein Ende-zu-Ende-Verschlüsselungsverfahren wird über den Zugang der Virtuellen Poststelle angeboten.

Schließen des De-Mail-Postfachs:
Sollten Sie Ihr De-Mail-Postfach wieder schließen, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung, damit wir nicht weiter mit Ihnen per De-Mail kommunizieren. Senden Sie uns in diesem Fall eine E-Mail an: poststelle@kreis-herford.de-mail.de

Der Kreis Herford hat ein besonderes elektronisches Behördenpostfach eingerichtet. Das besondere Behördenpostfach beruht auf der bundeseinheitlichen Infrastruktur für das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach. Innerhalb dieser Infrastruktur können verschiedene Nutzer und Nutzerinnen (zum Beispiel: Anwälte und Anwältinnen, Notare und Notarinnen, Bürger und Bürgerinnen sowie Organisationen) ein absenderbestätigtes Postfach erstellen und so an der elektronischen Kommunikation teilnehmen.

Durch Nutzung des OSCI-Standards gewährleistet die Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach-Kommunikationsinfrastruktur einen sicheren und vertraulichen Nachrichtenaustausch.

Eine Kommunikation zwischen regulären Email-Adressen sowie De-Mail-Adressen und dem besonderen elektronischen Behördenpostfach der Kreisverwaltung Herford ist nicht möglich.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter www.egvp.justiz.de.

Voraussetzungen:
Für die Übermittlung eines Dokuments an das besondere Behördenpostfach benötigen Sie ein Postfach innerhalb der Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach-Kommunikationsinfrastruktur (Safe-Verzeichnis).

Zur rechtsverbindlichen Übersendung von Dokumenten mit Schriftformerfordernis (z.B. Widersprüchen) an das beBPo der Kreisverwaltung Herford, ist das Dokument zusätzlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person zu versehen.

Sie können das beBPo allerdings auch ohne qualifizierte elektronische Signatur – für die formfreie Kommunikation – nutzen und so von dem sicheren und vertraulichen Übermittlungsweg profitieren.

Adressbucheintrag:
Das besondere elektronische Behördenpostfach der Kreisverwaltung Herford finden Sie im Adressbuch unter dem Namen „Kreis Herford - Der Landrat - Kommunalverwaltung“.